Abmahnung: Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Die Abmahnung ist im Arbeitsrecht ein zentrales Instrument für Arbeitgeber, um pflichtwidriges Verhalten von Arbeitnehmenden zu rügen und ihnen gleichzeitig die Chance zu geben, ihr Verhalten zu ändern. Doch immer wieder taucht in der Beratungspraxis eine wichtige Frage auf: Gibt es Fristen, die bei der Erteilung einer Abmahnung einzuhalten sind? Und wie wirkt sich ein längerer Zeitraum zwischen Pflichtverstoß und Abmahnung auf deren Wirksamkeit aus?
Gibt es eine gesetzliche Frist für Abmahnungen?
Zunächst das Wichtigste vorweg: Eine gesetzlich festgelegte Frist für Abmahnungen gibt es nicht. Arbeitgeber sind also nicht per Gesetz verpflichtet, innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach einem Fehlverhalten zu reagieren. Das klingt zunächst nach viel Flexibilität – ist in der Praxis aber trügerisch.
Denn die Abmahnung verfolgt einen ganz bestimmten Zweck: Der Arbeitnehmende soll sein Verhalten überdenken und die Möglichkeit erhalten, sich zu bessern. Eine verspätete Abmahnung verfehlt diesen präventiven Effekt und genau das erkennen auch die Arbeitsgerichte.
Warum „schnellstmöglich“ trotzdem Pflicht ist
Auch wenn das Gesetz keine Frist vorgibt, spielen Zeitnähe und Reaktionsgeschwindigkeit eine entscheidende Rolle für die Wirksamkeit der Abmahnung.
Eine Abmahnung verfolgt mehrere arbeitsrechtliche Ziele:
- Hinweisfunktion: Der Arbeitnehmende soll erkennen, welches Verhalten konkret beanstandet wird.
- Warnfunktion: Es wird klargestellt, dass ein vergleichbares Verhalten zukünftig arbeitsrechtliche Konsequenzen – bis hin zur Kündigung – haben kann.
- Dokumentationsfunktion: Der Arbeitgeber sichert sich eine Grundlage für spätere Maßnahmen (z. B. Kündigung wegen wiederholten Fehlverhaltens).
Diese Funktionen kann eine Abmahnung nur erfüllen, wenn sie zeitnah erfolgt. Wird beispielsweise ein Fehlverhalten erst Monate später abgemahnt, stellt sich aus Sicht der Gerichte die Frage: Wie schwer wiegt das Fehlverhalten wirklich, wenn es erst Wochen oder Monate später gerügt wird?
In solchen Fällen wird häufig angenommen, dass der Arbeitgeber das Verhalten offensichtlich hingenommen oder nicht als gravierend bewertet hat – was wiederum gegen die Wirksamkeit der Abmahnung und einer späteren verhaltensbedingten Kündigung spricht.
In der Praxis gilt daher: Je schneller die Abmahnung ausgesprochen wird, desto besser. Eine Abmahnung, die beispielsweise ein halbes Jahr nach dem Vorfall erfolgt, wird von vielen Gerichten als „wirkungslos“ betrachtet – sie ist dann nicht mehr als Grundlage für eine spätere Kündigung geeignet.
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Zwei-Wochen-Zeitraum als Orientierungsrahmen
Ein häufig genannter Richtwert ist der Zeitraum von zwei Wochen nach dem Vorfall. Dieser orientiert sich an der gesetzlichen Frist, die bei der fristlosen Kündigung zu beachten ist (§ 626 Abs. 2 BGB). Zwar gilt diese Frist nicht direkt für Abmahnungen, doch viele Gerichte ziehen sie als Maßstab heran.
Das bedeutet für Arbeitgeber: Auch wenn Sie nicht gesetzlich gezwungen sind, innerhalb von zwei Wochen abzumahnen, sollten Sie dies aus arbeitsrechtlicher Vorsicht trotzdem tun. Dadurch sichern Sie sich nicht nur eine bessere Rechtsposition, sondern sorgen auch dafür, dass die Abmahnung ihre erzieherische Wirkung entfalten kann.
Beispiel:
Ein Mitarbeitender kommt wiederholt unentschuldigt zu spät. Sie als Arbeitgeber beobachten dies, reagieren aber zunächst nicht. Wenn Sie ihn erst drei Monate später abmahnen, kann die erzieherische Wirkung bereits verpufft sein. Das Arbeitsgericht könnte dann argumentieren: Das Verhalten scheint aus Sicht des Arbeitgebers nicht gravierend genug gewesen zu sein, wenn er erst so spät reagiert hat.
In diesem Fall würde die Abmahnung ihre Warnfunktion nicht mehr erfüllen – damit auch nicht als Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung dienen können. Die Kündigung hätte dann mit hoher Wahrscheinlichkeit keinen Bestand, da der notwendige „Warnschuss“ durch die Abmahnung fehlt oder vom Gericht als verspätet gewertet wird.
Empfehlung aus der Praxis: So sollten Arbeitgeber vorgehen
Als Arbeitgeber sind Sie gut beraten, eine Abmahnung möglichst zeitnah – idealerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen – zu erteilen, nachdem Ihnen der abmahnungswürdige Vorfall bekannt wurde. Wichtig ist dabei:
- Sorgfältige Sachverhaltsaufklärung: Klären Sie intern zügig, ob der Vorfall tatsächlich abmahnwürdig ist.
- Dokumentation: Halten Sie den Vorfall und seine Bewertung intern schriftlich fest.
- Zeitnahes Handeln: Formulieren Sie die Abmahnung klar und verschicken oder übergeben Sie sie möglichst rasch.
Dabei gilt: Je gravierender das Fehlverhalten, desto schneller sollten Sie reagieren.
Fazit: Abmahnungen lieber früher als später
Auch ohne gesetzliche Frist gilt für Arbeitgeber: Zögern Sie nicht unnötig, wenn ein abmahnungswürdiges Verhalten vorliegt. Eine zeitnahe Reaktion – idealerweise innerhalb von zwei Wochen – schützt nicht nur Ihre arbeitsrechtliche Position, sondern signalisiert auch klare Führung und konsequentes Handeln im Unternehmen.
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