Warum saubere Personalprozesse essenziell sind
Viele mittelständische Unternehmen verfügen über etablierte Strukturen in der Personalführung, doch gerade im Bereich der Trennung von Mitarbeitenden zeigen sich häufig gravierende Schwachstellen. Besonders Kündigungen sind ein juristisches Minenfeld. Fehler in der Vorbereitung können nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern auch den Betriebsfrieden gefährden. Als Fachanwältin für Arbeitsrecht erlebe ich in der Praxis immer wieder die gleichen Problemfelder.
Typische Schwachstellen in Kündigungsprozessen
1. Fehlende oder unklare Prozesse
Ein häufiges Problem ist, dass es im Unternehmen keinen klar definierten Prozess für Kündigungen gibt. Wenn kein strukturierter Ablauf existiert, fehlen oft essenzielle Schritte im Kündigungsverfahren. Das beginnt bei der Frage, ob und wann eine Abmahnung erforderlich ist, und endet bei einer lückenhaften Dokumentation.
In vielen Fällen werden Kündigungen ausgesprochen, ohne dass zuvor notwendige Maßnahmen – wie eine formgerechte Abmahnung – getroffen wurden. Oder es fehlen Nachweise für wiederholtes Fehlverhalten, weil das Fehlverhalten nie ausreichend dokumentiert wurde.
2. Unzureichende oder fehlende Abmahnungen
Ein besonders häufiger Fehler in der Praxis ist das Fehlen einer ordnungsgemäßen Abmahnung. Arbeitgeber wissen oft nicht, wann eine Abmahnung erforderlich ist, wie sie formuliert sein muss oder welche Funktion sie im Rahmen des Kündigungsprozesses erfüllt.
Selbst wenn eine Abmahnung erfolgt, geschieht dies häufig nur mündlich oder per WhatsApp – beides ist rechtlich nicht belastbar.
Eine rechtssichere Abmahnung muss:
- konkret und verständlich formuliert sein,
- das Fehlverhalten genau beschreiben,
- eine Warnfunktion enthalten,
- schriftlich erfolgen und nachweisbar übergeben werden.
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3. Lückenhafte Dokumentation
Ein weiterer Schwachpunkt liegt in der unzureichenden Dokumentation von Fehlverhalten. Wenn es zu einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung kommt, ist die Beweislast in vielen Fällen entscheidend. Fehlt eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation über wiederholte Pflichtverletzungen, sind Kündigungen oft angreifbar.
4. Keine internen Checklisten oder Vorbereitungstools
Viele Unternehmen verfügen über keine internen Checklisten oder Standarddokumente zur Vorbereitung einer Kündigung. Dabei können solche Hilfsmittel entscheidend sein, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
In meiner Beratungspraxis gebe ich Mandanten häufig eine solche Checkliste an die Hand – idealerweise sollte diese jedoch bereits im Unternehmen etabliert sein, lange bevor über eine Kündigung überhaupt nachgedacht wird.
Wie Unternehmen sich besser aufstellen können
Die gute Nachricht: Viele dieser Fehler lassen sich relativ einfach vermeiden – mit den richtigen Strukturen. Was Sie als Arbeitgeber konkret tun können:
- Entwickeln Sie einen standardisierten Prozess für Kündigungen.
- Nutzen Sie Checklisten, die alle relevanten Punkte abdecken.
- Schulen Sie Ihre Führungskräfte im Umgang mit Abmahnungen.
- Stellen Sie sicher, dass Dokumentation und Kommunikation immer schriftlich und nachvollziehbar erfolgen.
Übrigens: Wir bieten Schulungen für Arbeitgeber zu genau solchen Prozessen in unserer Dalhoff Akademie an.
Fazit: Mit klaren Strukturen Risiken minimieren
Eine Kündigung ist nie angenehm – aber sie muss rechtssicher vorbereitet sein. Fehlende Abmahnungen, lückenhafte Dokumentation und das Fehlen eines klaren Prozesses sind häufige Ursachen dafür, dass Arbeitgeber in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen unterliegen.
Mittelständische Unternehmen sollten ihre internen Prozesse kritisch prüfen und gegebenenfalls gemeinsam mit einem arbeitsrechtlich versierten Berater optimieren. Mit klaren Abläufen, Checklisten und einer sauberen Dokumentation lassen sich viele Konflikte vermeiden und die Position des Arbeitgebers im Streitfall deutlich stärken.
Wenn Sie Ihre Kündigungsprozesse auf den Prüfstand stellen möchten, sprechen Sie mich gern an. Ich unterstütze Sie dabei, rechtssichere und praxistaugliche Strukturen zu etablieren.
